Ateljee

Ateljee is vooral bekend van De Kringwinkels in de brede regio Gent maar heeft nog andere projecten zoals de sociale restaurants, het fietsproject voor bedrijven en particulieren trans-fair, de openbare computerruimtes Digipunten … “Deze projecten zijn vooral een middel om te zorgen dat ook mensen die geen kans maken op de arbeidsmarkt toch een job te geven. Het gaat over kortgeschoolden, langdurig werklozen en mensen met een psychosociale problematiek”, zegt IT-coördinator Christoph Maes. “We zien werk als één van de structurele hefbomen om mensen uit de armoede te halen en  houden. We willen mensen sterker maken. Dat is ons DNA.”

Vandaag zijn meer dan 450 mensen aan de slag bij Ateljee, verspreid over 18 vestigingen. Allemaal met hun eigen computers, telefoons, kassasystemen, .. Christoph – een scheikundige die zichzelf heeft leren programmeren – en zijn driekoppig team zorgen voor de centrale IT-ondersteuning. “Wij verzorgen de eerste support en de eerste troubleshooting. Wat we zelf kunnen oplossen, dat lossen we zelf op. Voor meer complexe vragen kunnen we op Direct rekenen.”

Vzw’s hebben een speciale, wat aarzelende relatie met technologie en IT, zegt Christoph.

Volgens Christoph kunnen vzw’s vandaag moeilijk zonder een externe IT-partner. “We hebben bij Ateljee beslist om niet alles uit te besteden aan een derde partij en om een eigen IT-team te behouden. Dat maakt trouwens ook deel uit van ons opleidingstraject. Wat we zelf kunnen, doen we zelf. Maar er komt zoveel kijken bij IT dat je dat onmogelijk allemaal zelf onder de knie kan krijgen.”

Ateljee besloot na een marktverkenning in zee te gaan met Direct. Christoph heeft duidelijke verwachtingen van zijn externe IT-partner. “We hebben natuurlijk operationele steun nodig, snelle en flexibele support wanneer IT-problemen onze operationele werking in gevaar brengen. Maar we zochten ook een partner die proactief handelt. Specialisten die ons helpen anticiperen op evoluties en uitdagingen in de digitale wereld. Wij kunnen dat, naast onze dagdagelijkse taken, onmogelijk allemaal bijhouden. We hebben experts nodig die de digitale sneltrein wel kunnen bijhouden.”

“Als we nieuwe tools of infrastructuur nodig hebben, moeten we kunnen rekenen op objectief advies. Veel IT-partners hangen vast aan bepaalde technologieën en bepaalde leveranciers. Wij hebben beperkte budgetten, elke investering moet raak zijn. Geen onnodige features die we toch niet gebruiken, maar oplossingen die doen wat ze moeten doen. Niet meer, niet minder. We hebben echt nood aan onafhankelijk en onbevooroordeeld advies. Onze IT-partner moet zich kunnen inleven in onze noden als vzw. Hij moet onze taal spreken. Toegankelijk, niet te complex.”

De samenwerking tussen Ateljee en Direct begon meteen met een stevige test, blikt Christoph terug. “We gingen een volledig nieuwe IT-infrastructuur installeren. We hebben ervoor gekozen om de oude infrastructuur niet stelselmatig kleine updates te geven, maar om alles te vernieuwen en ons echt te wapenen voor de toekomst. Medewerkers, klanten, leveranciers,… gaan daar ook in mee, op voorwaarde dat je de tussenperiode waarin ze hinder ondervinden zo kort mogelijk houdt. Je een duidelijke einddatum in het vooruitzicht stellen, en je moet die deadline ook absoluut halen!”

“Ook intern werd met een vergrootglas naar dat project gekeken. Vzw’s vinden nogal snel dat je niet moet repareren wat niet kapot is. IT is geen prioriteit, dus waarom zouden ze iets dat nog werkt al moeten vervangen? Om het draagvlak voor investeringen in IT te vergroten, was het dus ongelooflijk belangrijk dat de deadline gehaald werd. Er stond veel druk op de ketel. Maar de deadline is gehaald, en de samenwerking is meteen op een uitstekende manier afgetrapt.”