Traditionele accountancy versus accountancy in de cloud: Pros en cons
Inzichten / Traditionele accountancy versus accountancy in de cloud: Pros en cons
 
 
De manier waarop we zaken doen verandert snel – en in de boekhoudsector is dat niet anders. Het lijkt wel of we gisteren nog papieren grootboeken hebben vervangen door software, maar zelfs dat is al snel verouderd. Als u niet zeker weet of uw bedrijf nog steeds gebruik maakt van traditionelere boekhoudingsmethoden die u vertragen en u meer kosten dan nodig, gebruik dan deze blog om het verschil tussen traditioneel boekhouden en cloud accounting te begrijpen.
 

WAT IS TRADITIONELE BOEKHOUDING EN HOE VERSCHILT HET VAN CLOUD BOEKHOUDING?

 
Traditionele boekhouding omvat alles van papieren systemen tot Excel-gebaseerde spreadsheets. Het betekende coderen en handmatig invoeren van gegevens in een computer gedurende enkele uren, het sorteren van papieren documenten in een archiefkast, en het overbrengen van alle gegevens naar één enkele server.
 
Het was inefficiënt, tijdrovend en zelden veilig. Bedrijven die nog steeds softwareproducten gebruiken die op desktopcomputers draaien, worden nu geacht verouderde praktijken toe te passen. Hoewel deze toepassingen gegevens digitaal vastleggen en invullen, moeten ze regelmatig worden bijgewerkt en zijn ze buiten het kantoor niet toegankelijk.
 
Traditionele boekhoudsystemen worden doorgaans bemand door een groot en voltijds team, bestaande uit een CFO, accountants, boekhouders, gegevensinvoerders en IT-professionals, die verantwoordelijk zijn voor alle boekhoudactiviteiten en het onderhoud en de reparatie van de hardware en software. Dit is niet alleen duur, maar ook inefficiënt als u snel moet opschalen.
 
 
Zelfs als u over de meest recente software beschikt, hoe kunt u dan weten of u nog steeds een verouderd boekhoudsysteem gebruikt? Deze paar vragen kunnen helpen:
 
  • Bent u in staat om uw gegevens te achterhalen als uw boekhouder niet beschikbaar is?
  • Beheert u uw financiën nog steeds met een server en een groot team?
 
Als een van deze vragen op u van toepassing is, is uw boekhoudkantoor duidelijk traditioneel – wat betekent dat het een enorme kans misloopt.
 

WAT IS CLOUD ACCOUNTING, EN HOE WERKT HET?

 
Boekhouden in de eenentwintigste eeuw is cloud-gebaseerd en real-time. Dit betekent dat het online wordt opgeslagen en beschikbaar is, zodat u het altijd, overal en op elk apparaat kunt gebruiken – ook op uw smartphone. U kunt facturen sturen, uitgaven bijhouden en uw cashflow controleren vanaf de andere kant van de wereld.
 
Bovendien zijn de boekhoudsystemen volledig geautomatiseerd, waardoor tijdrovende activiteiten worden verminderd en organisaties geld kunnen besparen.
 

DE VOORDELEN VAN CLOUD ACCOUNTING

 
Cloud software en oplossingen worden steeds populairder onder bedrijven. Dit betekent dat de software die u, uw team of uw uitbestede partners gebruiken, niet wordt gehost op de fysieke computers van uw kantoor, maar op servers overal ter wereld. U kunt de software overalgebruiken, en gegevens worden heen en weer gestuurd vanaf deze servers.
Ongeacht hoe groot of klein een bedrijf is, de cloud verandert de manier waarop we zaken doen. Cloud accounting, met de hulp van oplossingen zoals Adfinity, is een van de manieren waarop dit wordt bereikt. Maar laten we, voordat u met uw hoofd in de cloud duikt, ervoor zorgen dat het de juiste beslissing is door een aantal voor- en nadelen te onderzoeken.
 

1. TOEGANKELIJKHEID

 
Cloud-opslag heeft zowel voor- als nadelen op het gebied van toegankelijkheid.
 

PRO’S

 
Naarmate de wereld mobieler wordt, kunnen gebruikers met cloud boekhoudsoftware overal met een internetverbinding bij hun gegevens. Ze zijn niet langer afhankelijk van hun kantoor. Het geeft zowel kleine als grote bedrijven veel vrijheid. Gegevens en informatie zijn toegankelijk voor teams van over de hele wereld, alsof ze allemaal in dezelfde ruimte zijn.
De overgrote meerderheid van cloudgegevens wordt gedeeld tussen collega’s. Deze groep is goed voor 71,4 procent van alle gedeelde gegevens. Als gevolg hiervan is de eis voor toegankelijkheid voornamelijk intern. Aan de andere kant is cloud boekhoudsoftware een echt voordeel als u gebruikers op meerdere plaatsen heeft.
 
Het is ook eenvoudiger om gegevens te delen. Gebruikers hebben bij cloud accounting alleen unieke wachtwoorden en toegangsrechten nodig tot hetzelfde systeem. Dankzij deze methode hoeven er geen enorme bestanden meer te worden gemaild of per flashdrive worden gedeeld.
 

CONS

 
Het grootste nadeel van cloud-opslag ten opzichte van opslag op locatie is dat er een internetverbinding nodig is om te kunnen functioneren. Hoewel een internetverbinding in de meeste situaties op het werk aanwezig is, zijn er plaatsen en gelegenheden waar dat niet het geval is.
 

2. PRIJS

 
Als het gaat om de kosten van cloud-opslag, zijn er voor- en nadelen. Er zijn echte besparingen mogelijk, maar er zijn ook kosten verbonden aan het gebruik van de cloud.
 

PRO’S

 
Bedrijven die boekhoudsoftware in de cloud gebruiken, besparen op voorhand veel geld. De initiële uitgaven zijn verwaarloosbaar omdat er geen servers op uw locatie aanwezig zijn. . Een van de belangrijkste uitgaven in verband met gegevensopslag en -beheer is infrastructuur. U kunt overschakelen op een Operating Expense (OPEX) model voor IT met lagere kapitaaluitgaven (CAPEX).
Omdat er geen servers in huis hoeven te worden bediend, vereist cloud boekhoudsoftware minder IT-middelen. Lagere arbeidskosten kunnen resulteren in aanzienlijke besparingen.
 
Het grootste deel van de besparingen is afkomstig van besparingen op arbeid en apparatuur. Het zou helpen als u ook nadenkt over de totale kosten van het runnen van uw bedrijf. Als u geen servers ter plaatse hebt, verbruikt u minder energie.
 

CONS

 
Boekhoudsoftware in de cloud brengt kosten met zich mee. Het volume van de gegevensopslag en het aantal gebruikers kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de prijs. Functionaliteit heeft een directe invloed op de kosten. Vergelijk prijzen en functies om uw behoeften en de bijbehorende kosten te bepalen. Houd rekening met de mogelijkheid dat uw bedrijf zal uitbreiden, wat tot incrementele kostenstijgingen zal leiden.
 

3. DE BESCHIKBARE BANDBREEDTE

 
De hoeveelheid gegevens die in een bepaalde tijd van de ene locatie naar de andere kan worden verzonden, wordt bandbreedte genoemd. Wat bandbreedte betreft, zijn er voor- en nadelen aan cloud-opslag.
 

PRO’S

 
Dankzij cloud-opslag hoeven gebruikers niet langer grote bestanden bij e-mails te voegen. Ze kunnen een link naar hun collega sturen of hen naar de cloud verwijzen. Met cloud boekhoudsoftware zou alles snel en efficiënt moeten verlopen omdat bandbreedte geen probleem is.
 

CONS

 
In cloud boekhoudsoftware zijn bandbreedtedrempels en limieten mogelijk. Als uw bedrijf deze limieten overschrijdt, kunt u worden onderworpen aan extra kosten. Langzamere snelheden kunnen ook een probleem zijn, wat vervelend kan zijn voor klanten. Als dit een probleem is, onderzoek dan grondig de bandbreedtelimieten en hoe deze van invloed kunnen zijn op de dagelijkse gebruikerservaring.
 

OM AF TE SLUITEN

 
Als je kunt leven met de nadelen dan is cloud computing een fantastische manier voor accountantskantoren om de inspanningen en kosten van de traditionele boekhoudkundige methodes te ontlasten. Accountantskantoren, vooral de kleinere, lijken zich meer zorgen te maken over de extra kostenfactor die gepaard gaat met de radicale verandering van infrastructuur.
 
Eén strategie is om geleidelijk aan cloud computing te gebruiken door één of twee van uw bedrijfsapplicaties te vervangen en te kijken hoe het gaat. Hopelijk zult u, naarmate u er meer vertrouwd mee raakt, kunnen profiteren van nog meer voordelen van cloud computing.