Efficiënt e-mails managen volgens de 4D-methode: een ultrakorte gids

18.02.21 | Thomas Mostrey | SUPPORT & STRATEGY, TECH QUICKIES

arrow_forward_ios

Wat doe jij als je een nieuwe e-mail krijgt?

Efficiënt e-mails managen volgens de 4D-methode: een ultrakorte gids

Laat ons raden: de mail openen, lezen, niets doen slash opnieuw op ongelezen zetten slash er een vlaggetje bij zetten, de mail later op de dag nog eens lezen, misschien zelfs een derde keer de dag erop, om dan pas te beslissen wat je ermee doet.

Het probleem van dit uitstelgedrag (als bovenstaande beschrijving voor jou klopt –  zo niet: goed bezig!) is dat het inefficiënt is en je er tijd mee verliest.

Snel en efficiënt je e-mail managen? Volg het gemakkelijk te onthouden 4D-principe:

  • Delete it: verwijderen
  • Do it: uitvoeren
  • Delegate it: delegeren
  • Defer it: uitstellen

Stap 1: open je e-mail

Even terugspoelen naar het begin. Jij opent je mailbox en ziet dus die nieuwe mail. De eerste regel van het 4D-principe is dat je hem maar één keer mag openen.
Om vervolgens te kiezen tussen de volgende vier acties.

> Delete it

Alle onbelangrijke e-mails: verwijderen. Denk bijvoorbeeld aan app-meldingen, of reminders voor een event, of spam.
Heb je niets meer aan die nieuwsbrief waarvoor je je ooit eens hebt aangemeld? Uitschrijven.

> Do it

Bevat de mail een taak die je in een paar minuten kan doen? Doen.
Zo blijft die taak niet in je hoofd rondspoken terwijl je met ander werk bezig bent.

> Delegate it

Bevat de mail een taak voor een ander?
Stuur hem dan meteen door naar de juiste persoon.

> Defer it

Vraagt de taak in de mail meer tijd?
Stel ze dan uit naar een moment waarop je niet alleen je inbox checkt.
Je kan de mail:

  • Slepen naar een specifieke inbox
  • Omvormen tot een taak
  • Markeren met een categoriekleur
  • Toevoegen aan je agenda

support & strategy, tech quickies

Andere inzichten die je misschien interessant vindt.

12.04.21 | SUPPORT & STRATEGY, TECH QUICKIES

4 veelvoorkomende cyberaanvallen (zodat jij ze op tijd herkent)

De grootste cybersecurity-dreiging in 2020? Volgens het Data Breach Investigations Report van Verizon was dat social engineering. Daarbij wordt een medewerker emotioneel gemanipuleerd om bijvoorbeeld vertrouwelijke bedrijfsgegevens te delen.

01.04.21 | TECH QUICKIES

Tech Quickies: Hoe zit het met e-mails van afwezige of ontslagen werknemers?

Je hebt afscheid moeten nemen van één van je werknemers. Altijd een spijtige zaak maar je bedrijf blijft niet stilstaan. Plots krijg je te horen dat één van je klanten een mail heeft gestuurd naar het adres van de voormalige werknemer! Wat mag je al dan niet doen als werkgever met de mailbox van (voormalige) werknemers? Lees wat je rechten en plichten zijn volgens de GDPR wetgeving.