Tech Quickies: Hoe zit het met e-mails van afwezige of ontslagen werknemers?

01.04.21 | Thomas Mostrey | TECH QUICKIES

arrow_forward_ios

Je hebt afscheid moeten nemen van één van je werknemers. Altijd een spijtige zaak maar je bedrijf blijft niet stilstaan. Plots krijg je te horen dat één van je klanten een mail heeft gestuurd naar het adres van de voormalige werknemer! Wat mag je al dan niet doen als werkgever met de mailbox van (voormalige) werknemers? Lees wat je rechten en plichten zijn volgens de GDPR wetgeving.

Tech Quickies: Hoe zit het met e-mails van afwezige of ontslagen werknemers?

Kan ik de professionele e-mails
van werknemers lezen?

Ja, dit kan mits je voldoet aan enkele voorwaarden. Gezien je hierbij jezelf toegang verschaft tot data die persoonsgegevens bevat dien je enkele zaken in orde te brengen. Alle werknemers dienen geïnformeerd te zijn dat de onderneming zich op elk moment toegang kan verschaffen tot de e-mail van de werknemer. De meest voorkomende manier om dit te doen is een vermelding in het arbeidsreglement. Dit beperkt zich wel enkel tot communicatie die nodig is tot de continuïteit van de onderneming. Hoe breed je dit opvat als werkgever of werknemer staat open ter discussie en spreek je dus best vooraf goed af.

Wat zijn je plichten als werkgever?


Naast het opstellen van duidelijke regels en informatie naar je werknemers toe omtrent deze regel dien je ook enkele andere zaken uit te voeren. Eerst en vooral sensibiliseer je je werknemers en hiermee bedoelen we de volgende zaken: stel out-of-office replies in, zorg voor automatische forwarding van mails bij afwezigheid of afscheid, optimaliseer de verwerking van mails naar een GDPR-correct CRM systeem. De belangrijkste blijft wel nog altijd dat je in het arbeidsreglement duidelijk vermeld dat de onderneming zichzelf toegang kan verschaffen tot de mailbox. Een gouden tip hier om zowel jouw onderneming alsook de werknemer gemoedsrust te bezorgen; Sta gemengd gebruik (privé en professioneel) niet toe op zakelijke mail adressen. Bij toegang tot een gemengde mailbox dient er een derde onafhankelijke partij bij betrokken te zijn om ervoor te zorgen dat er enkel zakelijke communicatie zal gelezen worden.

keyboard_arrow_right Hulp nodig?

Wat doe ik met de mailbox van
een voormalige werknemer?

Hier staan er niet meteen regels op maar in de praktijk doe je best enkele zaken als werkgever om narigheid te voorkomen. Regel alles met de werknemer voor hij de onderneming verlaat, recupereer alle niet behandelde mails en verwijder alle privé communicatie. Zorg ervoor dat hij nogmaals op de hoogte is gesteld van het arbeidsreglement en de daarin vermelde paragraaf waarin staat dat de onderneming zich toegang kan verschaffen tot de communicatie in zijn mailbox. Als beide partijen dit nog eens apart ondertekenen vermijd je alle mogelijkheid tot een toekomstig geschil. Interessant om nog mee te nemen: Een onderneming mag de mailbox van een voormalig werknemer vernietigen.

Zie je door het bos de bomen niet?

Voorbereid zijn op alle mogelijke situaties en in orde zijn met de wetten omtrent gegevensbescherming?
Aarzel dan niet en spreek een onafhankelijke partner zoals Direct aan voor het beste advies.

tech quickies

Andere inzichten die je misschien interessant vindt.

12.04.21 | SUPPORT & STRATEGY, TECH QUICKIES

4 veelvoorkomende cyberaanvallen (zodat jij ze op tijd herkent)

De grootste cybersecurity-dreiging in 2020? Volgens het Data Breach Investigations Report van Verizon was dat social engineering. Daarbij wordt een medewerker emotioneel gemanipuleerd om bijvoorbeeld vertrouwelijke bedrijfsgegevens te delen.

18.03.21 | EEN DAG UIT HET LEVEN VAN, SUPPORT & STRATEGY

Wanneer een cybercrimineel je CEO wordt!

BEC – of Business Email Compromise – is een van de vele tools in de trukendoos van cybercriminelen. Het gaat om een phishing-techniek waarbij hackers een betrouwbare persoon uit het bedrijf – vaak de bedrijfsleider – nadoen om zo grote sommen geld te laten overmaken.