Héén en weergemail
Inzichten / Héén en weergemail
 
Even voor de duidelijkheid: bij Direct hebben we niets tegen mailen. Integendeel. E-mails zijn nog steeds een van de belangrijkste communicatiemiddelen die er bestaan. Behalve voor interne communicatie.
 
Want wil je met je team aanpassingen doen aan een werkdocument? Of een project bespreken? Dan is mailen – waarbij je elkaar telkens opnieuw in cc zet en steeds je eigen versie van het werkdocument als bijlage toevoegt – zowel inefficiënt als onoverzichtelijk.
 
Wat jij en je collega’s nodig hebben, is een kanaal waar je snel dingen met elkaar kan bespreken en delen.
 
Enter: Microsoft Teams.

Microsoft Teams: wat?

Microsoft Teams is een samenwerkingstool waarmee je gemakkelijk communiceert met een groep mensen. Teams zit inbegrepen in het Office 365-abonnement, maar je kan het programma ook gratis gebruiken.
Er zijn twee manieren om op Microsoft Teams met elkaar te praten: Chat en Teams.
  • Chat: de plek waar je een-op-een of in groep met elkaar spreekt. Gewoonlijk gaat het om specifieke vragen of informele babbels. Vergelijk het met iemand aanspreken op kantoor.
  • Teams: de plek waar je met een team praat over een onderwerp of project. Je kan deel uitmaken van verschillende teams, en elk team heeft zijn eigen kanalen. Eén kanaal kan bijvoorbeeld gaan over een project, en een ander over lunchplannen.

Teams > mailen

Waarom Microsoft Teams nu beter is voor interne communicatie? Vooral om twee redenen.

1. Vlot documenten delen en aanpassen

Stel dat je voor een project een tekst aan het opstellen bent. In Microsoft Teams kan je jouw versie van die tekst realtime met je team delen. Zij kunnen er vervolgens feedback op geven en aanpassingen aan doen, die meteen worden gesynchroniseerd.
Daarnaast worden alle documenten die je in het kanaal deelt, daar opgeslagen. Zo vind je alle projectdocumenten altijd vlot terug. Anders dan in je mailbox, waar je vaak tientallen mails moet doorploegen voor je de juiste tekst vindt.

2. Overzichtelijk externe mails bespreken

In Microsoft Teams kan je ook externe e-mails delen met je team.
Stel bijvoorbeeld dat je een mail ontvangt van je klant en er graag input over krijgt. In plaats van te moeten heen-en-weermailen met je team, gooi je de e-mail gewoon op je projectkanaal. Iedereen doet er zijn zegje over en hop: alle input staat overzichtelijk op één plek.