Hoe zit het met e-mails van afwezige of ontslagen werknemers?

Je hebt afscheid moeten nemen van één van je werknemers. Altijd een spijtige zaak maar je bedrijf blijft niet stilstaan. Plots krijg je te horen dat één van je klanten een mail heeft gestuurd naar het adres van de voormalige werknemer! Wat mag je al dan niet doen als werkgever met de mailbox van (voormalig) werknemers? Lees wat je rechten en plichten zijn volgens de GDPR wetgeving.

Kan ik de professionele e-mails van werknemers lezen?


Ja, dit kan mits je voldoet aan enkele voorwaarden. Gezien je je hierbij toegang verschaft tot data zoals persoonsgegevens dien je enkele zaken in orde te brengen. Alle werknemers dienen geïnformeerd te zijn dat de onderneming zich op elk moment toegang kan verschaffen tot de mailbox van de werknemer.

De meest voorkomende manier om dit te doen is een vermelding in het arbeidsreglement. Dit beperkt zich wel enkel tot communicatie die cruciaal is tot de continuïteit van de onderneming. Hoe breed je dit opvat als werkgever of werknemer staat open ter discussie en spreek je dus best vooraf duidelijk af.


Wat zijn je plichten als werkgever?


Naast het opstellen van duidelijke regels en informatie naar je werknemers toe omtrent deze regel dien je ook enkele andere zaken uit te voeren.

Eerst en vooral sensibiliseer je je werknemers en hiermee bedoelen we de volgende zaken: stel out-of-office replies in, zorg voor automatische forwarding van mails bij afwezigheid of afscheid, optimaliseer de verwerking van mails naar een GDPR-correct CRM systeem. De belangrijkste blijft nog altijd de duidelijke vermelding in het arbeidsreglement. Hier moet uitdrukkelijk staan dat de onderneming zichzelf toegang kan verschaffen tot deze mailbox.

Een gouden tip om zowel jouw onderneming alsook de werknemer gemoedsrust te bezorgen; Sta gemengd gebruik (privé en professioneel) niet toe op zakelijke mail adressen. Bij toegang tot een gemengde mailbox dient er een derde onafhankelijke partij bij betrokken te zijn om ervoor te zorgen dat er enkel zakelijke communicatie zal gelezen worden.

Wat doe ik met de mailbox van een voormalige werknemer?


Regel alles met de werknemer voor hij de onderneming verlaat, recupereer alle niet behandelde mails en verwijder alle private communicatie. Zorg ervoor dat hij nogmaals op de hoogte is van het arbeidsreglement en de daarin vermelde paragraaf waarin staat dat de onderneming zich toegang kan verschaffen tot de communicatie in zijn mailbox.

Als beide partijen dit nog eens gezamenlijk ondertekenen vermijd je alle mogelijkheid tot een toekomstig geschil. Interessant om nog mee te nemen: Een onderneming mag de mailbox van een voormalig werknemer vernietigen.